Sitzplan-Vorlage in Excel und Google Sheets
Sitzplan in Excel oder Google Sheets: die richtigen Spalten, eine ZÄHLENWENN-Formel für die Tischbelegung und wann ein Tool mehr bringt.
Eine Tabelle ist ein völlig brauchbarer Startpunkt für einen Sitzplan. Du kennst das Programm, es kostet nichts, und die Gästeliste liegt vermutlich ohnehin schon in einer Tabelle. Die Schwierigkeiten kommen später, und sie sind vorhersehbar. Dieser Ratgeber zeigt, wie du einen Sitzplan in Excel oder Google Sheets so aufsetzt, dass er hält, wo er an seine Grenzen stößt und was du dann tun kannst.
Alles Folgende funktioniert in Excel und in Google Sheets, sofern nichts anderes dasteht.
Blatt 1: eine Zeile pro Gast
Die Regel, die dir am meisten Ärger erspart: eine Zeile pro Person, nie eine Zeile pro Haushalt oder pro Tisch. Zeilen lassen sich sortieren, filtern und zählen. Eine Zelle mit „Sabine, Jörg und die Kinder“ nicht.
Diese Spalten lohnen sich:
| Vorname | Nachname | Haushalt | Seite | Tisch | Platz | Essen | Notizen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | Müller | Müller-Schmidt | Braut | 4 | 1 | Fisch | |
| Lena | Schmidt | Müller-Schmidt | Braut | 4 | 2 | Vegetarisch | Cousine von Anna |
| Markus | Weber | Weber | Bräutigam | 7 | Fleisch | Braucht stufenlosen Zugang | |
| Felix | Becker | Becker | Bräutigam | Fleisch | Zusage steht aus | ||
| Julia | Wagner | Wagner | Freunde | 2 | 5 | Vegan | Nicht neben Markus Weber |
Wofür die Spalten da sind:
- Haushalt ist die Gruppe, die zusammen anreist: Paar, Familie, Wohngemeinschaft. Wer zum selben Haushalt gehört, sitzt in aller Regel am selben Tisch. Nach dieser Spalte sortierst du, wenn du anfängst, Tische zu füllen.
- Seite (oder ein anderes Gruppenmerkmal: Arbeit, Verein, Schulfreunde, Nachbarn) zeigt, woraus ein Tisch besteht. Gemischte Tische sind in Ordnung, ungewollte nicht.
- Tisch bleibt leer, bis du dich entschieden hast. Das ist nützlich: Filtere auf leere Zellen, und du siehst sofort, wer noch keinen Platz hat.
- Platz ist optional. Viele Hochzeiten vergeben nur Tische. Trag ihn ein, wenn du Tischkarten brauchst, einen Tisch fürs Brautpaar und die Trauzeugen oder feste Plätze.
- Essen und Notizen halten Unverträglichkeiten, Barrierefreiheit und „Die beiden bitte nicht zusammen“ direkt bei der Person fest, für die sie gelten.
Blatt 2: die Tische
Lege ein zweites Blatt namens Tische an, mit einer Zeile pro Tisch:
| Tisch | Plätze | Belegt | Frei |
|---|---|---|---|
| 1 | 10 | ||
| 2 | 10 | ||
| 3 | 8 |
Hier fängt die Tabelle an, sich auszuzahlen. In Zelle C2 zählst du, wie viele Gäste gerade diese Tischnummer haben:
=ZÄHLENWENN(Gäste!E:E;A2)
Gäste!E:E ist die Spalte „Tisch“ auf dem Gästeblatt (nimm den passenden Buchstaben, falls deine Spalten anders liegen), A2 ist die Tischnummer in dieser Zeile. In der deutschen Version von Excel heißt die Funktion ZÄHLENWENN und die Argumente werden mit Semikolon getrennt. Google Sheets verhält sich mit deutscher Spracheinstellung genauso. Hast du die englische Oberfläche, heißt die Funktion COUNTIF, mit Komma als Trenner. Nach unten ausfüllen, dann in D2 =B2-C2 eintragen, und du siehst, wie viele Plätze noch frei sind.
Überbelegte Tische automatisch markieren
Du willst nicht erst vor Ort merken, dass an Tisch 4 zwölf Leute sitzen sollen. Markiere die Spalte „Belegt“ und lege eine bedingte Formatierung an:
- Excel: Start, Bedingte Formatierung, Neue Regel, „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“, dann
=C2>B2eingeben und eine rote Füllung wählen. - Google Sheets: Format, Bedingte Formatierung, „Benutzerdefinierte Formel“, dann
=C2>B2eingeben und eine rote Füllung wählen.
Jeder Tisch mit mehr Gästen als Plätzen wird jetzt rot, sobald du eine Tischnummer einträgst.
Tippfehler verhindern: Dropdown-Liste
Eine Tischnummer, die als „4 “ oder „vier“ eingetragen wird, zählt die Formel nicht mit. Dagegen hilft die Datenüberprüfung auf der Spalte „Tisch“ des Gästeblatts:
- Excel: Daten, Datenüberprüfung, Zulassen: Liste, Quelle:
=Tische!$A$2:$A$20. - Google Sheets: Daten, Datenvalidierung, „Dropdown (aus einem Bereich)“, dann
Tische!A2:A20.
Jetzt lassen sich nur noch Tischnummern eintragen, die es wirklich gibt.
Daraus wird die Tischordnung zum Aushang
Sobald die Gäste platziert sind, liefert dasselbe Blatt die Liste, die am Eingang tatsächlich gelesen wird. Sortiere nach Nachname (oder Vorname, je nachdem, was auf dem Aushang stehen soll): in Excel unter Daten, Sortieren, in Google Sheets unter Daten, Bereich sortieren. Kopiere dann Name und Tisch auf ein sauberes Blatt und drucke oder gestalte es. Sortierst du stattdessen nach Tisch, bekommst du die umgekehrte Sicht, die Catering und alle brauchen, die Tischkarten beschriften.
Die Tabelle teilen
Wenn Partner, Eltern oder die Hochzeitsplanerin mitreden sollen, geht das in Google Sheets am einfachsten: Freigeben, E-Mail-Adresse eintragen, als Bearbeiter oder Kommentator. Kommentatoren können an einer Zelle Hinweise hinterlassen („Tante Rosa setzt sich nicht zu Onkel Tom“), ohne jemanden verschieben zu können. Die Versionsverlauf-Funktion (Datei, Versionsverlauf) zeigt, wer was geändert hat, und beendet die meisten Diskussionen nach dem Muster „Das habe ich nicht verschoben“. In Excel ist der Weg der Speicherort OneDrive und das Teilen von dort.
Wo eine Tabelle nicht mehr hilft
Eine Tabelle ist eine Datenbank, kein Raumplan. Für eine kleine, einfache Feier reicht sie. Bei einer Hochzeit ab etwa 80 Gästen stößt du an dieselben vier Grenzen:
- Kein Bild vom Raum. Eine Tischnummer zeigt dir nicht, dass Tisch 7 neben den Lautsprechern steht oder dass die Tanzfläche den Saal in zwei Hälften teilt.
- Kein Ziehen und Ablegen. Wer jemanden umsetzt, tippt eine Zahl neu, prüft die Belegung und prüft, ob er keinen Haushalt auseinandergerissen hat.
- Regeln stehen nur in deinem Kopf. „Diese zwei bitte auseinander“ und „diese vier zusammen“ kann eine Zelle nicht erzwingen. Sie stehen in der Spalte Notizen, und du liest sie jedes Mal von Hand nach.
- Jede Zu- oder Absage bedeutet Nachprüfen. Ein Gast fällt weg, eine Begleitung kommt dazu, und schon stimmen zwei Tische nicht mehr.
Das heißt nicht, dass die Tabelle ein Fehler war. Die Gästedaten, die du eingetragen hast, sind der wertvolle Teil. Die Grenze liegt in dem, was du damit machen kannst.
Tabelle behalten, ein visuelles Tool dazunehmen
Du musst dich nicht entscheiden. Behalte deine Excel- oder Google-Sheets-Liste als Quelle für die Namen und nimm für den Teil, bei dem ein Raster schwach ist, ein Sitzplan-Tool.
- Lege ein drittes Blatt
Exportan, mit zwei Spalten: Name (der volle Name, zum Beispiel=A2&" "&B2aus dem Gästeblatt) und Gruppe (der Haushalt). Der Import liest genau eine Namensspalte und eine Gruppenspalte, Vor- und Nachname müssen also schon zusammengeführt sein. - Speichere dieses Blatt als CSV-Datei. In Excel: Datei, Speichern unter, „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“. In Google Sheets: Datei, Herunterladen, „Kommagetrennte Werte (CSV)“. Öffne den Sitzplan-Generator und importiere die CSV-Datei, oder füge die Liste mit einem Namen pro Zeile ein. SeatSort liest CSV-Dateien, aber keine
.xlsx-Dateien direkt, also zuerst als CSV exportieren. - Baue deine Tische so auf, wie sie im Saal stehen, und nutze Zusammen für Haushalte und Getrennt für die Paare, die du in den Notizen markiert hast.
- Mische, um eine erste Anordnung zu bekommen, die diese Regeln einhält, und korrigiere von Hand weiter.
- Exportiere ein PDF für die Druckerei, die Location oder die Planerin.
Wenn es um eine Hochzeit geht, deckt der Sitzplan-Generator für Hochzeiten denselben Ablauf mit hochzeitstypischen Layouts ab, und auf der Vorlagen-Seite findest du fertige Raumlayouts als Ausgangspunkt. Zur Reihenfolge der Schritte siehe Sitzplan für die Hochzeit erstellen: Schritt für Schritt, zur Wahl der Tischform der Ratgeber Sitzplan-Vorlage: runde oder eckige Tische.
FAQ
Gibt es eine kostenlose Sitzplan-Vorlage für Excel?
Du baust sie in etwa zehn Minuten selbst, mit den zwei Blättern oben: ein Gästeblatt mit einer Zeile pro Person und ein Tischblatt mit Plätzen und einer ZÄHLENWENN-Formel. Mit eigenen Spalten bist du meist besser dran als mit einer heruntergeladenen Vorlage, weil sie zu den Angaben passen, die du wirklich hast.
Wie erstelle ich einen Sitzplan für die Hochzeit in Excel?
Jeder Gast bekommt eine eigene Zeile, dazu eine Spalte „Tisch“, die du ausfüllst, sobald du entscheidest. Mit ZÄHLENWENN auf einem zweiten Blatt zählst du die Gäste pro Tisch, und eine bedingte Formatierung färbt überbelegte Tische rot. Sortiere am Ende nach Nachname, und du hast die Liste für den Eingang.
Kann ich Google Sheets für einen Sitzplan nutzen?
Ja. Formeln, Dropdown-Listen und bedingte Formatierung funktionieren hier genauso, und das Teilen mit Partner oder Planerin ist einfacher, als Excel-Dateien hin- und herzuschicken. Mit deutscher Spracheinstellung gilt dieselbe Schreibweise wie in Excel: ZÄHLENWENN mit Semikolon.
Wie zähle ich, wie viele Gäste an jedem Tisch sitzen?
Mit =ZÄHLENWENN(Gäste!E:E;A2). Spalte E ist die Spalte „Tisch“ auf dem Gästeblatt, in A2 steht die Tischnummer. Für jeden Tisch nach unten ausfüllen.
Kann ich meine Tabelle in ein Sitzplan-Tool importieren?
Exportiere sie als CSV-Datei und importiere diese, oder füge die Namen mit einem Namen pro Zeile ein. Gib jedem Gast eine eigene Zeile, mit dem vollen Namen in einer Spalte und dem Haushalt in einer anderen, denn diese Form erwartet der Import.