Sitzplan Gala-Dinner: Sponsorentische, Ehrentisch und Absagen

Ein Galadinner ist ein Auftrag, kein Abendessen unter Bekannten. Jemand hat einen Tisch bezahlt, jemand anderes liest den gedruckten Plan am Eingang, und wer einen Fehler bemerkt, entscheidet mit darüber, ob man im nächsten Jahr wieder gebucht wird. Das Handwerk ist dasselbe wie bei jedem Sitzplan: eine Liste, ein Saal und eine Reihe von Bedingungen. Neu ist, dass ein Teil dieser Bedingungen im Vertrag steht und dass Sie meist weniger Zeit zum Korrigieren haben, als Ihnen lieb ist.

Sponsorentische: zuerst der Vertrag#

Gehen Sie vom Sponsoringvertrag aus, nicht von der Gästeliste. Ein Paket verspricht in der Regel eine Anzahl Plätze, eine Tischposition und eine Form von Sichtbarkeit: Namenskarte, Logo auf der Leinwand, Nennung im Programm oder ein Platz für die Person, die das Grußwort des Sponsors hält. Gleichen Sie den Plan Zeile für Zeile mit dem Vertrag ab, bevor Sie einen einzigen Gast setzen. Steht im Paket ein Tisch für zehn in Bühnennähe, ist ein Tisch für zehn hinten im Saal ein Vertragsbruch, auch wenn am Tisch niemand etwas dagegen hat.

Bei Wohltätigkeitsgalas heißt das Gegenstück Tischpatenschaft: Ein Spender kauft einen Tisch, oft mit eigenem Namen darauf. Die Logik ist dieselbe. Was vereinbart ist, steht im Vertrag, nicht im Gefühl des Veranstalters.

Drei Punkte klären Sie schriftlich mit dem Sponsor:

• Wer füllt die Plätze? Benennt der Sponsor eigene Gäste, brauchen Sie die Namen bis zu einem festen Termin. Legen Sie außerdem fest, wann nicht besetzte Plätze wieder in die allgemeine Liste fallen, und nennen Sie dem Sponsor dieses Datum jetzt, nicht am Abend.
• Gäste oder Mitarbeiter? Mitarbeiter, die den Abend mit dem Blick aufs Telefon verbringen, sind keine gute Werbung für den Sponsor.
• Was Sichtbarkeit praktisch heißt. Jede Form braucht eine andere Position im Plan. Ein Logo auf der Leinwand nützt nur dem, der die Leinwand sieht. Ein Sponsorentisch im hinteren Drittel zahlt also für weniger, als er glaubt.

Setzen Sie Sponsoren derselben Branche nicht an benachbarte Tische, und vermeiden Sie, dass die Gäste eines Sponsors den ganzen Abend auf das Logo des Wettbewerbers blicken. Niemand dankt Ihnen für eine Platzierung, bei der die Konkurrenz am Nebentisch im selben Scheinwerferlicht sitzt.

Der Ehrentisch: Reden, Kamera und der Weg zur Bühne#

Die Rangfolge der Ehrengäste klären Sie vor dem Zeichnen mit dem Protokoll des Auftraggebers. Nach klassischem Protokoll sitzt der ranghöchste Gast rechts neben dem Gastgeber, verbindlich ist aber die Vorgabe des Auftraggebers. Ob Herren und Damen abwechselnd gesetzt werden, entscheidet ebenfalls der Gastgeber, nicht der Plan.

Auf den Ehrentisch schauen zwei Seiten mit verschiedenen Ansprüchen. Der Saal will Redner und Leinwand sehen. Fotograf und eine eventuelle Übertragungskamera wollen einen sauberen Hintergrund, keine leeren Stühle und keinen Kellner im Bild. Legen Sie die Kamerapositionen zuerst fest, denn ein Ehrentisch lässt sich kaum verschieben, sobald die Tischdekoration steht.

Lassen Sie sich den Grundriss vom Veranstaltungsort geben, markieren Sie die Kamerastandorte und gehen Sie den Saal nach Möglichkeit mit dem Fotografen ab. Dann:

• Stellen Sie den Ehrentisch parallel zur Bühnenkante auf, nicht mit der Schmalseite zur Bühne. Wer dort sitzt, sieht Redner und Leinwand, ohne sich umzudrehen, und auf den Fotos aus dem Saal steht der Tisch im Profil.
• Halten Sie die Mitte des Tisches auf der Achse des Rednerpults. Ein Redner, der zum Mikrofon seitlich ausweichen muss, wirkt auf allen Bildern danach unsicher.
• Prüfen Sie die Sichtachse zur Leinwand auf Sitzhöhe, nicht aus der Perspektive dessen, der den Plan gezeichnet hat. Eine Säule hinter dem zweiten Stuhl von links findet man um 17:30 Uhr, wenn sie sich nicht mehr versetzen lässt.
• Halten Sie eine Gasse von den nächsten Tischen zur Bühne frei. Bei Preisverleihungen gehen die Preisträger vor laufender Kamera nach vorn, oft im Abendkleid oder in ungewohnten Schuhen. Die Gasse sollte zwei Personen nebeneinander Platz bieten, frei von Kabeln sein und nicht zugleich der Servicegang der Küche.

Die Begleitung der Nominierten sitzt an einem Tisch wenige Meter von dieser Gasse entfernt. Ein Preisträger, der den halben Saal durchqueren muss, braucht lange, und der Veranstalter bekommt für die Nachbereitung einen schwächeren Ausschnitt.

Ernährung: wie die Wünsche in die Küche kommen#

Der Sitzplan ist das einzige Dokument, in dem die Küche sieht, wer wo sitzt. Deshalb trägt er die Ernährungsangaben, aber nur als Kürzel: V für vegetarisch, VG für vegan, H für halal, K für koscher, dazu je ein Buchstabe für jede Allergengruppe, die Ihr Caterer ausweist. Der Grund und die Einzelheiten stehen auf einem separaten Blatt für die Küche: Name, Tisch, Platz und der Wunsch im Wortlaut des Caterers.

Zwei Kategorien behandeln Sie getrennt, denn sie sind nicht dasselbe:

• Vorlieben (vegetarisch, kein Schweinefleisch, kein Alkohol) betreffen, was auf den Teller kommt. Ein Fehler dabei ergibt ein schlechtes Essen.
• Allergien und Unverträglichkeiten sind eine Sicherheitsfrage. Bestätigen Sie sie direkt beim Gast, nicht nur über die Person, die den Tisch gebucht hat, und geben Sie sie dem Caterer als eigene Zeile weiter, mit Namen und Tisch verknüpft.

Vereinbaren Sie den Meldeschluss gleich zu Beginn. Eine endgültige Liste etwa eine Woche vor dem Termin ist üblich. Spätere Ergänzungen erreichen die Küche als Ausnahmen, deshalb sollte an der Ausgabe neben den Kürzeln auch eine Liste mit Namen liegen. Fragen Sie außerdem, wie die Teller beschriftet werden. Serviert die Küche nach Tischen und wird die Zahl ausgerufen, wandert ein falsch beschrifteter Teller an den falschen Platz.

Die Fassung des Plans für die Gäste zeigt nur Tisch und Platz. In keiner Fassung, die im Saal ausliegt, steht das Wort „Allergie“ neben einem Namen.

Gäste, die aus geschäftlichen Gründen nicht nebeneinander sitzen sollen#

Bei Hochzeiten geht es um Gefühle. Bei Firmen- und Wohltätigkeitsabenden geht es um Verträge, Konkurrenz und Compliance, und dort ist der Spielraum kleiner, denn eine Sitzordnung kann später in einem Streit wieder auftauchen. Typische Paare, die getrennt sitzen müssen:

• Zwei Bieter in einem laufenden Vergabeverfahren oder deren Vertreter.
• Ein Auftraggeber und ein Lieferant mit offener Forderung oder einem Streitfall.
• Eine Person, die im Unfrieden ausgeschieden ist, und ihr früherer Vorgesetzter.
• Zwei Personen aus konkurrierenden Unternehmen in einem Markt, in dem Preise heikel sind. Ein Gespräch über Preise über den Tisch hinweg ist ein kartellrechtliches Problem für ihre Arbeitgeber, und der Veranstalter will nicht derjenige sein, der die beiden nebeneinandergesetzt hat.
• Ein Amtsträger und ein Unternehmen, über dessen Antrag er zu entscheiden hat. Prüfen Sie die Compliance-Richtlinie des Arbeitgebers des am strengsten gebundenen Gastes. Manche verbieten schon ein gemeinsames Essen.

Diese Liste führt der Veranstalter in einem eigenen Dokument, das nur die Person sieht, die den Plan baut. Sie gehört weder in die Tabelle, die das Personal ausdruckt, noch in einen E-Mail-Verlauf, den das Büro des Sponsors lesen kann. Jede Regel nennt zwei Personen und dazu einen Satz Begründung, den Sie auch in sechs Monaten noch verstehen.

Hier zahlt sich ein Werkzeug mit Regeln aus. SeatSort hält jedes dieser Paare als Regel im Plan fest, und die Prüfung meldet einen Konflikt, sobald die aktuelle Zuordnung eine Regel verletzt. Die Regel übersteht jede Neuplanung. Das ist wichtig, wenn sich die Liste dreimal in einer Woche ändert und die Person, die die Regel geschrieben hat, im Urlaub ist.

Die Absage eine Stunde vor Einlass#

Es kommt vor: Der Flug eines Redners fällt aus, der Vorstandsvorsitzende des Sponsors hat eine Krise, ein Gast wird krank. Eine Stunde vor Einlass lautet die Frage nicht, wie der ganze Saal neu zu ordnen ist, sondern wie ein einzelner Tisch geändert werden kann, ohne die Veranstaltung neu zu drucken.

Mit Vorbereitung kostet das wenig:

• Lassen Sie an einigen Tischen einen Platz frei. Ein Plan, der jeden Stuhl belegt, hat keinen Spielraum für eine Änderung, die andere verschiebt. Legen Sie die Reserveplätze an Tische, an denen ein Ersatz am wenigsten Konflikte auslöst.
• Drucken Sie eine Seite pro Tisch, nicht einen Plan für den ganzen Saal. Das Einlassteam und die Tischbetreuer haben diese Blätter. Bei einer Absage müssen dann eine oder zwei Seiten neu gedruckt werden, und alle anderen Exemplare im Haus bleiben richtig. SeatSort exportiert genau dieses Layout, eine Seite pro Tisch, sodass der Nachdruck nur die Seite des betroffenen Tisches umfasst.
• Führen Sie den Platz ohne Namen, bis Sie den Namen haben. Stammt der Platz von einem Sponsor, holen Sie den Namen beim Sponsor, bevor jemand die Seite anfasst.
• Prüfen Sie die Liste der getrennten Gäste für den Ersatz neu. Ein Nachrücker aus einem Konkurrenzunternehmen kann eine Regel brechen, die der ursprüngliche Gast nie berührt hat. Planen Sie den betroffenen Tisch neu, lassen Sie die Prüfung bestätigen, dass alle Regeln noch gelten, und lassen Sie den Rest des Saals, wo er ist.
• Geben Sie dem Einlassteam eine einzige Hauptliste. Eine Person führt die Liste und gibt Änderungen an die Tischbetreuer weiter. Zwei Quellen führen dazu, dass ein Gast am falschen Tisch landet und niemand mehr sagen kann, welche Fassung galt.

Ein Plan ist fertig, wenn das Einlassteam einen Gast platzieren kann, ohne jemanden anzurufen. Alles oben dient dazu, dorthin zu kommen: Der Sponsor sitzt am richtigen Tisch, die Küche weiß, wer die Soße nicht essen darf, und der Ehrentisch steht so, dass das Foto gelingt, das der Auftraggeber tatsächlich verwendet.